PERSONAL ASSISTANT TO DIRECTOR

PERSONAL ASSISTANT TO DIRECTOR

Lokasi Kerja: Samarinda, Kalimantan Timur

Deskripsi Pekerjaan
Kami sedang mencari Personal Assistant to Director yang profesional, cekatan, rapi, dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk mendukung aktivitas harian Direktur.
Posisi ini bertanggung jawab membantu Direktur dalam mengatur agenda, menindaklanjuti pekerjaan, mempersiapkan rapat, mengoordinasikan komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal, serta memastikan setiap instruksi dan agenda Direktur dapat terlaksana dengan baik dan tepat waktu.
Kami mencari kandidat yang tidak hanya menunggu instruksi, tetapi juga mampu mengingatkan, mengantisipasi kebutuhan, melakukan follow-up, dan membantu Direktur bekerja secara lebih efektif.

Tanggung Jawab Utama

• Mengatur dan mengelola jadwal harian, rapat, kunjungan, perjalanan dinas, dan agenda Direktur.
• Mengingatkan Direktur mengenai agenda, deadline, janji temu, dan pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti.
• Menyusun daftar prioritas dan memastikan setiap instruksi Direktur diteruskan kepada PIC terkait.
• Melakukan follow-up pekerjaan kepada manager, kepala divisi, staf, vendor, customer, dan pihak eksternal lainnya.
• Mempersiapkan kebutuhan rapat, termasuk jadwal, undangan, dokumen, data pendukung, dan notulen.
• Mendampingi Direktur dalam kunjungan kerja dan perjalanan dinas.
• Membuat rangkuman hasil rapat serta memantau progres tindak lanjut dari setiap keputusan.
• Membantu menyiapkan surat, email, laporan, presentasi, dan dokumen bisnis.
• Mengelola komunikasi masuk kepada Direktur dan membantu menyaring hal-hal berdasarkan tingkat prioritas.
• Membantu mengatur perjalanan dinas, tiket, hotel, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
• Menjaga kerapian dokumen, arsip, kontak, dan informasi penting milik Direktur.
• Menangani informasi perusahaan dan Direktur dengan penuh kerahasiaan.
• Menjadi penghubung antara Direktur dengan departemen internal serta pihak eksternal.
• Membantu pekerjaan administratif maupun tugas khusus lainnya sesuai kebutuhan Direktur.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, atau posisi sejenis.
• Terbiasa mendampingi Direktur, pemilik perusahaan, atau senior management menjadi nilai tambah.
• Wajib memiliki SIM A aktif dan mahir mengemudikan mobil.
• Mampu mengemudikan mobil matic maupun manual.
• Bersedia mengemudikan kendaraan untuk mendampingi Direktur dalam kegiatan dan perjalanan dinas, baik dalam maupun luar kota.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik.
• Sangat rapi, teliti, disiplin, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.
• Cepat memahami instruksi serta mampu menentukan prioritas pekerjaan.
• Proaktif dan memiliki kemampuan follow-up yang kuat.
• Mampu bekerja dengan cepat dalam situasi yang dinamis.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan perusahaan.
• Menguasai Microsoft Office, terutama Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan kalender digital.
• Terbiasa menggunakan WhatsApp, email, Google Calendar atau Microsoft Calendar, dan aplikasi administrasi lainnya.
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris atau Mandarin menjadi nilai tambah.