Front Desk Receptionist

Front Desk Receptionist

TUGAS & TANGGUNG JAWAB

1. Menyambut dan Melayani Tamu

• Menyapa tamu dengan ramah saat datang.
• Membantu proses check-in dan check-out.
• Menjawab pertanyaan tamu tentang hotel, fasilitas, dan lingkungan sekitar.
• Memberikan informasi tentang harga kamar, jenis kamar, dan promosi hotel.

2. Administrasi Check-in & Check-out

• Memeriksa identitas tamu dan melakukan pencatatan data.
• Menginput reservasi ke dalam sistem komputer hotel (PMS – Property Management System).
• Mengeluarkan kunci kamar atau key card.
• Mengurus pembayaran saat check-out (tunai, kartu kredit, transfer, dsb).
• Menerbitkan invoice dan tanda terima.

3. Menangani Reservasi

• Menerima dan mengonfirmasi pemesanan kamar (melalui telepon, email, atau online).
• Memastikan ketersediaan kamar sesuai permintaan tamu.
• Memasukkan dan memperbarui data reservasi di sistem.
• Berkoordinasi dengan bagian housekeeping untuk memastikan kamar siap.

4. Menangani Keluhan dan Permintaan Tamu

• Mendengarkan keluhan atau permintaan tamu dengan sopan dan cepat tanggap.
• Menyelesaikan masalah atau menghubungkan ke bagian terkait (engineering, housekeeping, F&B).
• Memberi solusi agar tamu puas.

5. Koordinasi dengan Departemen Lain

• Bekerja sama dengan housekeeping untuk mengetahui status kamar (bersih, kotor, ready).
• Koordinasi dengan keamanan (security) dan engineering jika ada kendala di kamar.
• Menyampaikan kebutuhan khusus tamu ke departemen terkait.

6. Administrasi dan Laporan

• Menyusun laporan harian (daily report) tentang tamu check-in, check-out, dan pendapatan.
• Memantau tingkat hunian kamar (occupancy).
• Menangani uang kas kecil (cash float) dan mencatat transaksi.

7. Pelayanan Tambahan

• Membantu pemesanan transportasi (taksi, shuttle, rental mobil).
• Memberi rekomendasi tempat wisata, restoran, dan aktivitas lokal.
• Menangani bagasi tamu (dengan bellboy).
• Menyediakan wake-up call (panggilan bangun pagi).

Posisi dalam Departemen Front Office

• Front Desk Agent / Receptionist – melayani tamu langsung.
• Guest Relation Officer (GRO) – fokus pada kepuasan tamu.
• Bellboy – membantu barang bawaan tamu.
• Concierge – memberi informasi dan bantuan tambahan.
• Front Office Supervisor / Manager – mengawasi operasional.